分かりやすい話し方、説明の仕方のコツ|階層化テクニック

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分かりやすい話し方、説明の仕方のコツ|階層化テクニック

雑談に限らず、ビジネスでも使えるのが、話の階層化です。
あなたが話すときは分かりやすい説明にすることができ、あなたが聞き手で相手の話が分かりにくいときにも使えるテクニックです。

 

話があっちこっちに行ってしまう人は、年齢に関係なくいます。
かといって「言ってる意味が分からない」とはなかなか言えません。
友達ならまだしも、上司の話ならなおさらですね。

 

こういうときは、頭の中で話のポイントを階層化した図にするのがおすすめです。
パソコンでいえば、フォルダ分けのようなイメージです。

 

話を聞くとき分かりやすくするコツ

上司から新入社員がこんなことを言われていたとします。
「新入社員は、まず一番早く来て先輩の机を拭くものだ。そうやって先輩の机の上を見て、文書の書き方をなんかを覚えていく。Aは今5年目で、君より先輩だ。彼は今営業の方に力を入れているね。中々優秀だが、本当だったら中堅としてマーケティングの勉強をしてもらいところなんだよね。Bは今3年目でスキルアップしたいといって、色々勉強しているみたいだけど、マナーがね。若い人はまずマナーを身に付けてもらってほしいんだよ。そこから基礎的文書の作り方だね。C係長はその点優秀だね。周りにビジョンも示せるリーダーシップがある。仕事はね、計画的な成長が必要なんだよ」

 

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この場合、上司は理想的なキャリアプランを説明しています。
話が分かりにくいと感じた場合は、頭の中で一本「串を通します」
それが階層になります。
例えば、1年目、3年目、5年目、係長で「第一階層」を作る。
その下に、それぞれ理想的なキャリアプランをくっつけます。
1年目なら机拭きやマナー、3年目に文書の作成、5年目にはマーケティング・・・ここが「第二階層」です。

 

パソコンで言えば、1年目フォルダ、3年目フォルダ等を作って、そこに必要なデータを入れるようなイメージです。
これをなんとなくでも頭の中で整理できると、質問も思い付きやすくなります。
「5年目フォルダが空だな」と思えば、「中堅の理想的なキャリアプランはどんなものでしょうか」と質問できるわけです。

 

話すときに分かりやすくするコツ

これはあなたが話す側でも使えるテクニックです。
頭に階層図ができていれば話しているうちに、自分でも何も話しているか分からなくなってしまうことがなくなります。

 

雑談するときも、採用面接での自己PRでも使えます。
採用面接の自己PRなら、一番伝えたい自分の強みを2〜3個第一階層に入れておき、第二階層で具体的な内容を入れておきます。
第一階層に「社交性」、第二階層に「友人が多い」「いつも笑顔」という具合です。
このように階層図でイメージしておくと、一語一句言葉を記憶する必要はなくなりますし、途中で質問が入って話が途切れてしまっても話を元に戻しやすくなります。

 

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