感じの良い電話の話し方｜相手との円滑なコミュニケーションの秘訣

電話で話すときは、言葉だけでは伝わりにくい感情や態度が重要です。
この記事では、電話での感じの良い話し方に焦点を当て、相手との円滑なコミュニケーションを築くためのポイントを紹介します。

 

笑顔の声を大切にする

電話では声がとても大切です。
声で相手は第一印象を決めるので、笑顔を意識して声を出すことで、優しい印象を与えることができます。

 

笑顔の声は相手に安心感を与えるうえ、友好的な雰囲気を作り出すことができます。
本当に笑顔を作る必要はありませんが、声に元気や優しさを込めるようにしましょう。
そうすると聞いている方も安心して、良いコミュニケーションが生まれやすくなります。

 

挨拶と丁寧な言葉遣い

電話をかけるときは、最初の挨拶も重要です。
明るい声で元気よく挨拶をすることで、相手に良い印象を与えることができます。

 

挨拶の後も、丁寧な言葉遣いを心がけるようにします。
丁寧に話すことで、相手に対する尊重の気持ちが伝わるからです。
相手の話には、「はい」「そうですね」「おっしゃる通りです」などの言葉でうなずいたり、共感したりすることも大切です。
丁寧な言葉遣いは、リラックスした空気を作り出すだけでなく、コミュニケーションの基本です。

 

相手の話を傾聴する

電話で話す時、相手の話にしっかりと耳を傾けることも必要です。
相手が話している間は、自分の話を押し付けず、集中して「傾聴」することがポイントです。

 

相手の話を聞いているときは、「はい」「なるほど」「そうだったんですね」などと相槌を丁寧に打つようにします。
そうすることで、相手も「自分の話を聞いてもらえている」と実感できて、話しやすくなります。
結果的に円滑なコミュニケーションが生まれます。

 

ハッキリと伝える

電話でのコミュニケーションでは、はっきりと話すことが大切です。
相手に対してわかりやすく伝えるためには、「言葉」「話し方」をそれぞれ工夫するといいでしょう。

 

まず、言葉遣いはできるだけシンプルで分かりやすい言葉を選ぶことが大事。
難しい言葉、堅苦しい表現よりも、相手が理解しやすい言葉を使うことで、相手も理解しやすくなります。
丁寧な言葉を使いすぎると、回りくどい表現になってしまうことがあるので、気を付けましょう。

 

また、話し方をハッキリさせるためには、ゆっくりと話すことが重要です。
ゆっくり話すことで、相手が話を追いやすくなるし、誤解を避けることもできます。
相手の理解度を確認するために、時折質問を交えることもおすすめです。

 

感謝を伝える

電話中は、感謝の言葉を積極的に伝えましょう。
話の最初、話の途中でも織り交ぜつつ、最後は必ず感謝で締めるようにします。

 

「ありがとうございます」とはっきりと感謝の気持ちを伝えます。
相手に感謝の気持ちを伝えることで、相手も良い気持ちになるものです。
クレーム対応などでも感謝を伝えると、返報性の法則から怒りもおさまりやすくなります。
とにかく感謝の言葉は使いやすいので、積極的に使うようにしてください。

 

また、最後は次回に繋がるような言葉を伝えるのもおすすめです。
「またお話しできるのを楽しみにしています」といった言葉で、次の機会を楽しみにしていることを相手に伝えると、良い関係を築く一歩となるでしょう。

 

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