プレゼンや報告で相手に伝わる話し方のコツ

プレゼンや報告で相手に伝わる話し方のコツ

相手に気持ちが伝わる話し方とは?

 

コミュニケーションスキルを上げるためには、ネタ帳に話題を書き留めたり、親しくなりたい人の情報を集めたりなど、さまざまな準備が必要です。

 

テレビのアナウンサーやお笑い芸人のいっている一言、本でよんだ一文など、これは使えると思ったフレーズはネタ帳に書き溜めて、どんどん使っていきましょう。

 

ただし、ネタがいくら面白くても、表現力がうまく行かなくて笑いが取れなかったり、ジョークをスルーされたりすることがあるかもしれません。

 

ネタを最大限に生かすためには、その場に応じた声のトーンや喋り方、表情、ジェスチャーなども学んでいきましょう。こうすることで、より円滑なコミュニケーションが実現します。

 

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話すときの声のトーンが一本調子だと、聞き取りにくいので注意が必要です。相手の表情をしっかりと捉えながら、臨機応変に間のとり方やジェスチャー、声のトーンなどを変えていきましょう。

 

外国から来た人は、日本人は会話でジェスチャーがないといいます。たとえばプレゼンテーションで「東京ドーム何個分」などと例える時に、両手を大きくひろげたり、壇上の端から端まで走っていったりしてその大きさを表せば、聞き手はその広さをより実感できるのではないでしょうか。

 

ジェスチャーはプレゼンなどでも効果的で、チューリップが開きましたと説明するときに、手のひらを合わせてそっと開いてチューリップを表してみるなど、話の中でジェスチャーを使う機会を見つけましょう。特に抽象的な説明の場合は、ジェスチャーが有効です。例えば、春にピッタリの軽やかなスカートを説明するときに、手で傘のような形をしてふわっとした感じを表すなど、言葉に加えてジェスチャーで表現するとわかりやすくなります。

 

また、擬音も臨場感のある伝え方ができるので、ぜひ取り入れましょう。「外で待っていたら、風がビュワンビュワン吹いて、髪の毛が逆だったわ、男前大なしや」とか、「この肉まん口の中に肉汁がジュワ〜ンとあふれる」とか、「あまりの気持ちよさにトロントロンになりました」などなど、積極的に擬音語を使ってみましょう。

 

仕事の報告でも同様です。上司から「プロジェクト案件の進捗状況は?」と尋ねられたとき、順調に進んでいるなら、明るく「はい!今のところ順調です。スケジュールを3日間前倒ししています」と明るくハキハキと答えましょう。明るい声を聞いただけで、上司は問題ないんだなと判断してくれます。

 

逆に、ほかの用件で心配事があるなどの理由でとっさに明るい声が作れず、「えーっとですね、そのー、あのプロジェクトの件は……」などと、ぼそぼそと答えたとしたら、上司は「何か問題があったのではないか」と心配するはずです。 

 

プレゼンテーションなどでは事前に台本を書いて、しゃべることを決めておきますが、たとえ話すことが決まっていたとしても、聞いている人の反応を見ながら、変化させていくことが大切です。

 

国会答弁などを見ていると、あらかじめ書かれた原稿をただ読み上げるだけの政治家がいます。聞いているこちらには、何も伝わってきません。しかし、相手の反応をみながら、適度な間をとったり、声のトーンに強弱をつけたりしながら話したらどうでしょう。もっと話す内容がわかりすいですし、耳を傾けようという気持ちになるのではないでしょうか。

 

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一本調子で話さないようにするコツは、右脳と左脳の両方を使って話すことです。話すときには、その様子を脳内で映画のようにイメージしながら話しましょう。先日に出かけたレストランのことを話すなら、そのときのインテリアや同席した人、料理の味、飲んだワインなどの状況を思い描きながら話すと、臨場感が増します。また、相手もその状況を思い描きやすいように、言葉で絵を描くようにして話すと、一本調子になることはありません。

 

また、何かに例えて話す、擬音を使う、ジェスチャーで示すといった方法も取り入れましょう。こうしてイメージを膨らませながら相手に伝えることができるようになれば、自然と声の調子や強弱などをつけるコツもわかってきます。

 

メリハリのある話し方ができるようになったら、「まずはツカミでみんなを惹きつけて、次は具体例を挙げて、その次は商品のアピールをして……ラストはこのフレーズで締めよう」など、話の流れをうまく纏められるようになります。

 

自分で話に起承転結がつけられるようになると、人前で話すことも以前ほど苦手に感じなくなるはずです。

 

また、話の途中で言い間違いや噛むことを恐れる人もいるのではないでしょうか。しかし、起承転結の流れをつかんでさえいれば、ちょっとした言い間違えなどは些細なことです。噛むから人前で話すのが苦手だと思い込まないでください。どうってことありません。

 

それよりも、話の流れを組み立てて、当日に向けて練習するなど準備をしておけば問題はありません。そして当日は聞き手の反応を見ながら、わかりやすく話すように心がければ、途中で少々言い間違えても、何ら問題はありません。むしろスラスラしゃべるよりも、多少のつまずきがあった方が共感を得られるはずです。

 

話上手な人の中には、立て板に水のごとく、スラスラと言葉がでてくる人も多いのですが、実は人に自分の気持を伝えるときは、あまりスラスラと話すと、聞いた内容が右から左へと抜けて記憶に残らないことが多いものです。このような人は、自分が話し上手だと思っていますから、「相手に聞いてもらいたい」という意識が希薄です。このため、聞いている人の共感を得られないケースがあるのです。

 

上手にしゃべろうとする必要はありません。聞いている人が耳を傾けてくれるように、自分の気持ちをしっかりと伝えようという意識を持つことが大切です。そのための起承転結であり、ツカミであり、聞き手いじりなのです。状況に合わせて話せるよう、訓練と実践を重ねていきましょう。

 

訓練を重ねてTPOや相手の趣味や関心に合わせた話題を、その場その場で適切に選べるようになったら、人とのコミュニケーションが楽しくてたまらなくなるはずです。

 

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当たり障りのない表現、通り一遍の会話ではなく、自分らしさがキラリと光る表現を見つけましょう。お笑いを取り入れたコミュニケーションの基本は、相手への愛情、サービス精神です。

 

たとえば、メールの文章作成についても、対面に相手がいなくても、会話をしているような気持ちで書くのがおすすめです。

 

ビジネスメールの冒頭では、「お世話になっております」と書くのがお約束のようになっています。しかし思い切って、お世話になっておりますの代わりに、「こんにちは!」と書いてみたらいかがでしょうか。これでグッと相手との距離が近くなりませんか。

 

また、大和言葉を取り入れるのもおすすめです。女性は大和言葉を取り入れることが多いのですが、男性も随所に使うと、堅苦しさがとれて柔らかな印象になります。

 

大和言葉とは中国の言葉が元になっている「漢語」や、外国からの言葉である「外来語」ではなく、古くから日本で使われてきた言葉です。

 

たとえば、「次に会えるのをお待ちしています」と書く場合、大和言葉を使って「次にお目にかかれる機会を心待ちにしています」と書くと、ちょっと柔らかな雰囲気になります。

 

定型文やテンプレートのフレーズを上手に崩すのは、なかなか難しいものです。しかし、大切なメールの場合は、いつもより時間をかけてでも、自分の肉声を感じさせる文章にすると効果的です。

 

中国との貿易を主体としている会社の社長宛のメールには「?好」と挨拶してみるなど、相手に合わせたフレーズを探してみてはいかがでしょうか。

 

メールも冒頭でツカミのフレーズを入れると効果的です。そして、ツカミで相手をひきつけた後は、真面目でありながら、柔らかい印象で、読みながら相づちを打ちやすい間を考えながら文章を書いていきましょう。

 

何度もいいますが、お笑いはメリハリです。スパイスなようなもので、最初から最後まで、おもしろく柔らかい文章ではふざけているのかと誤解されます。

 

ビジネスの用件は、きちんと礼儀正しく伝えることが大切です。だらだらと面白おかしく書いていたのでは、だらしない印象を与えてしまいます。折り目正しいメールでありながら、親しみが感じられる文章を目指しましょう。

 

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